Il progetto di riorganizzazione della documentazione dell’Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Lombardia e dell’Emilia Romagna ha rivisto integralmente la gestione del patrimonio documentario dell’Ente.
Avviato nel 1998, l’intervento si è inizialmente prefissato l’obiettivo del riordino della documentazione degli uffici di Presidenza e dell’UO Affari Generali e legali, durante il quale si sono evidenziate le difficoltà legate all’utilizzo di procedure e diversi sistemi di classificazione e la conseguente necessità di rivedere l’intero sistema di gestione documentale. La rinnovata attenzione del legislatore nei confronti della gestione documentale ha accompagnato l’intero progetto ed ha guidato le scelte operative e gestionali che via via venivano intraprese.
A distanza di anni dall’avvio, grazie a procedure e strumenti condivisi e alla formazione del personale coinvolto, il Servizio assicura la correttezza delle operazioni e la reperibilità delle informazioni.
La trattazione dei documenti aveva determinato un uso improprio della protocollazione, il costituirsi di protocolli interni e di archivi funzionali distinti per singole unità organizzative, con conseguenti notevoli disomogeneità nella gestione delle pratiche. La ricerca dei fascicoli risultava spesso laboriosa e in molti casi affidata alla memoria del personale.
L’intervento di razionalizzazione e ammodernamento del servizio era pertanto urgente e necessario per soddisfare le esigenze prioritarie di buon funzionamento dell’Ente, prevedendo l’utilizzo di supporti informatici per un’efficace gestione delle operazioni archivistiche.
La progettazione del sistema ha riguardato la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla produzione alla fascicolazione, dalla distribuzione alla circolazione, dalla selezione alla conservazione nel quadro del complessivo ammodernamento e semplificazione delle procedure e delle attività dell’Ente, reso indispensabile anche dall’obbligo giuridico di rendere effettivo il principio della trasparenza nella gestione dei flussi documentali.
Il processo intrapreso è stato continuo e non sporadico ed eccezionale ed ha coinvolto tutto il personale amministrativo e sanitario per definire nel concreto le attività e le esigenze legate ad ogni struttura dell’Ente. Il progetto è stato elaborato e portato avanti anche con la collaborazione di professionalità adeguate che hanno assicurato il corretto svolgimento delle attività e il continuo aggiornamento delle procedure e dei sistemi.
Alla luce di quanto sopra si è deciso di intraprendere un progetto di ampia portata che tenesse ben presenti tre fattori:
- giuridico-amministrativo: cosa deve essere fatto ovvero i punti nodali del cambiamento sulla base del contesto normativo e amministrativo di riferimento;
- organizzativo: come l’amministrazione deve attuare il processo di cambiamento;
- tecnico e informatico: quali strumenti adottare per promuovere, supportare e accompagnare le prime due componenti sopra individuate.
La peculiarità dell’archivio dell’Istituto risiede nella tipologia documentaria ivi conservata. Oltre ai documenti che accompagnano i campioni inviati all’Istituto, nei locali si trova depositata la documentazione prodotta dai laboratori, frutto dell’attività di:
- controllo della sicurezza alimentare
- diagnostica relativa alla sanità animale
- accertamento dei livelli di benessere animale
- produzione e distribuzione di medicinali e altri prodotti veterinari
- ricerca scientifica